Auftragsübersicht in Excel aufbauen: Spalten, Status und Ampel.

Eine Zeile pro Auftrag

Die wichtigste Entscheidung vorab: In der Übersicht steht ein Auftrag in genau einer Zeile. Alles, was Sie über einen Auftrag auf einen Blick wissen wollen, steht in Spalten daneben. Einzelheiten wie Rechnungen oder Nachträge gehören auf eigene Tabellenblätter und werden über die Auftragsnummer zugeordnet.

• Formatieren Sie den Bereich als Tabelle (Start, Als Tabelle formatieren). So wachsen Formeln und Filter automatisch mit.
• Fixieren Sie Kopfzeile und erste Spalten, damit beim Scrollen Auftragsnummer und Kunde sichtbar bleiben.
• Vermeiden Sie verbundene Zellen, Leerzeilen und Summenzeilen mitten in der Liste. Sie stören Filter und Auswertungen.
• Führen Sie abgeschlossene Aufträge in einem Archivblatt, damit die Liste kurz bleibt.

Diese Spalten brauchen Sie wirklich

Mehr brauchen Sie für den Anfang nicht. Jede weitere Spalte muss gepflegt werden. Fragen Sie sich bei jeder Spalte, welche Entscheidung sie ermöglicht.

Die Ampel nach festen Regeln

Eine Ampel hilft nur, wenn alle im Betrieb dieselbe Bedeutung dahinter verstehen. Legen Sie deshalb Regeln fest, statt die Farbe von Hand zu vergeben.

Die Schwellen sind Beispielwerte. Legen Sie sie passend zu Ihren Aufträgen fest: Bei einem Auftrag über zwölf Wochen ist eine Woche Verzug anders zu bewerten als bei einem über drei Wochen.

In Excel setzen Sie die Terminregel mit einer Formel um. Steht der vereinbarte Termin in Spalte L und der Prognosetermin in Spalte M:

=WENN(M2-L2>7;"Rot";WENN(M2>L2;"Gelb";"Grün"))

Über die bedingte Formatierung (Symbolsätze, Ampeln) wird daraus ein farbiger Punkt. Den Fortschritt prüfen Sie mit einer zweiten Regel nach demselben Muster.

Fortschritt: Ist und Soll

Der Soll-Fortschritt sagt, wie weit der Auftrag heute sein müsste. Die einfachste Annahme ist ein gleichmäßiger Verlauf zwischen Start und Liefertermin. Steht der Starttermin in Spalte D, rechnen Sie:

=MAX(0;MIN(1;(HEUTE()-D2)/(L2-D2)))

Als Prozentwert formatiert ergibt das den Soll-Fortschritt von heute. Den Ist-Fortschritt tragen Sie ein. Verlässlicher als ein Bauchgefühl sind Meilensteine: Bei sechs Meilensteinen entspricht jeder erledigte Schritt rund 17 Prozent. Typische Meilensteine finden Sie auf den Branchenseiten, zum Beispiel für Metallbau, Schreinerei, Sondermaschinenbau und Holzbau.

Der lineare Verlauf ist eine Vereinfachung, denn Fertigung und Montage laufen nicht gleichmäßig. Für den Überblick reicht er: Es zählt die Abweichung, nicht der exakte Wert.

Typische Fehler

• Termine als Text, zum Beispiel „KW 42“ oder „Ende Oktober“. Formeln und Sortierung funktionieren nur mit echten Datumswerten.
• Uneinheitliche Statuswerte wie „Fertigung“, „in Fertigung“ und „Fert.“. Verwenden Sie eine Auswahlliste (Daten, Datenüberprüfung, Liste).
• Mehrere Dateiversionen. Legen Sie fest, welche Datei gilt und wo sie liegt.
• Eine einzige Person pflegt alles. Fällt sie aus, ist die Übersicht nach wenigen Wochen veraltet.
• Zahlen als Text. Werte, die links in der Zelle stehen, rechnet Excel nicht.

Wo Excel an Grenzen stößt

Zum Erfassen von Aufträgen eignet sich Excel gut. Für den Überblick wird es mit der Zeit mühsam: Die Liste zeigt viele Zahlen, aber nicht auf einen Blick, welche Aufträge kritisch sind. Terminplan, Auslastung und Zahlungseingänge liegen auf weiteren Blättern oder in weiteren Dateien, und jede Auswertung will gepflegt sein.

Es gibt zwei Wege: Sie wechseln auf eine Branchensoftware oder ein ERP-System, oder Sie behalten Excel und legen eine Übersicht darüber. Wann was sinnvoll ist, beschreibt der Beitrag Excel oder ERP. Das Auftragscockpit gehört zur zweiten Variante: Es liest Ihre Excel-Liste und zeigt Ampel, Terminplan, Auslastung und Zahlungseingänge in einer Ansicht, lokal auf Ihrem Rechner.

Häufige Fragen