Soll-Ist-Vergleich im Auftrag: Fortschritt und Deckungsbeitrag im Blick.

Zwei Vergleiche: Zeit und Geld

Der Zeitvergleich stellt den tatsächlichen Fortschritt dem geplanten gegenüber. Der Kostenvergleich stellt die bisher angefallenen Kosten den kalkulierten gegenüber. Beide zusammen zeigen, ob ein Auftrag aus dem Ruder läuft, oft schon Wochen bevor es sich auf der Rechnung zeigt.

Fortschritt messen: Meilensteine statt Bauchgefühl

Prozentangaben aus dem Bauch sind unzuverlässig. Besser sind Meilensteine, die eindeutig erledigt oder offen sind. Jeder Betrieb hat typische Schritte: im Metallbau zum Beispiel Konstruktion freigegeben, Material vollständig, Fertigung abgeschlossen, Montage abgeschlossen, Abnahme. Im Sondermaschinenbau gehören Werksabnahme (FAT) und Inbetriebnahme mit Endabnahme (SAT) dazu.

Legen Sie die Meilensteine je Auftragstyp einmal fest und tragen Sie den Stand wöchentlich ein. Den Soll-Verlauf berechnen Sie aus den geplanten Terminen der Meilensteine. Wie das in Excel aussieht, zeigt der Beitrag Auftragsübersicht in Excel aufbauen.

Kosten erfassen: Plan und Ist getrennt

Führen Sie je Auftrag zwei Kostenspalten: die Kalkulation (Plan) und die tatsächlich angefallenen Kosten (Ist). Erfassen Sie Material, Fremdleistungen und die direkten Lohnkosten von Werkstatt und Montage getrennt. Dann sehen Sie, wo die Abweichung entsteht.

• Material: aus den Eingangsrechnungen oder Lieferscheinen, der Auftragsnummer zugeordnet.
• Fremdleistungen: zum Beispiel Verzinken, Lackieren, Statik oder Kranleistungen.
• Lohnkosten: Stunden der Mitarbeitenden auf dem Auftrag, bewertet mit Ihrem Kostensatz.

Den Deckungsbeitrag berechnen

Deckungsbeitrag = Auftragserlös − Material − Fremdleistungen − direkte Lohnkosten

Wie genau Sie den Deckungsbeitrag abgrenzen, unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb. Wichtig ist, dass Sie Plan und Ist auf dieselbe Weise rechnen. Im folgenden Beispiel mit fiktiven Zahlen sinkt der Deckungsbeitrag eines Auftrags deutlich unter Plan:

Der Auftrag hat 4.700 Euro Deckungsbeitrag eingebüßt. Material, Fremdleistungen und Lohn liegen alle über Plan. Hätte erst die Schlussrechnung gezeigt, dass etwas schiefgelaufen ist, wäre eine Reaktion zu spät gekommen.

Ein positiver Deckungsbeitrag bedeutet nicht, dass der Auftrag Gewinn bringt. Gemeinkosten wie Miete, Verwaltung, Fahrzeuge und Versicherungen sind darin noch nicht enthalten. Wie Sie Deckungsbeitrag und Gemeinkosten sinnvoll abgrenzen, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Controlling.

Warnsignale, auf die Sie achten sollten

• Der Ist-Fortschritt liegt dauerhaft hinter dem Soll.
• Das Material wird teurer als kalkuliert oder wird mehrfach nachbestellt.
• Nachträge sind besprochen, aber nicht beauftragt und nicht bepreist.
• Die Montage dauert länger als geplant, zum Beispiel wegen Wartezeiten auf der Baustelle.
• Reklamationen und Nacharbeit häufen sich bei einem Auftrag oder Kunden.

Der Rhythmus: wöchentlich, kurz, mit der Liste

Eine feste Auftragsbesprechung von 30 Minuten pro Woche mit der aktuellen Liste bringt mehr als eine aufwendige Auswertung am Monatsende. Gehen Sie zuerst die roten und gelben Aufträge durch und legen Sie je Auftrag eine Maßnahme und eine verantwortliche Person fest.

Das Auftragscockpit zeigt Ampel, Ist- und Soll-Fortschritt, Liefertermin und Deckungsbeitrag je Auftrag in einer Liste, aus Ihren Excel-Daten. Die Ansicht sehen Sie im Beispielbetrieb auf den Seiten für Metallbau, Schreinerei, Sondermaschinenbau und Holzbau.

Häufige Fragen