Nachträge, Abschläge und Zahlungseingänge im Auftrag im Blick behalten.

Warum die Liquidität im Auftragsgeschäft schwankt

Ein Auftrag im Metallbau, in der Schreinerei, im Anlagenbau oder im Holzbau läuft über Wochen oder Monate. Material wird bezahlt, Löhne laufen, und die Zahlung des Kunden hängt an Meilensteinen und der Abnahme. Dazu kommen Nachträge, die erst später bezahlt werden, und Einbehalte, die Geld binden. Ein volles Auftragsbuch sichert deshalb nicht automatisch die Zahlungsfähigkeit.

Abschlagsrechnungen planen

Legen Sie bereits beim Auftrag fest, wann Sie welchen Teil abrechnen: Anzahlung, Abschläge nach Meilensteinen, Schlussrechnung. Jeder Meilenstein ist dann gleichzeitig ein Rechnungsanlass, und die Rechnung geht nicht erst Wochen später raus.

• Eine eigene Liste für Rechnungen mit Auftragsnummer, Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungsdatum, Zahlungsziel und Zahlungseingang.
• Eine Spalte „Rechnungsanlass“, zum Beispiel „Material vollständig“ oder „Montage abgeschlossen“.
• Eine Spalte für Einbehalte, etwa Sicherheitseinbehalte, damit die Forderung nicht höher wirkt als der erwartete Zahlungseingang.

Nachträge sauber führen

Nachträge entstehen, wenn der Kunde etwas ändert oder zusätzliche Leistungen verlangt. Die wichtigste Regel: Lassen Sie sich Mehrleistungen beauftragen, bevor Sie sie ausführen. Besprochen ist nicht beauftragt.

Je nach Vertrag gelten unterschiedliche Regeln für Nachträge und Abschlagszahlungen, zum Beispiel die VOB/B in Deutschland, die ÖNORM B 2110 in Österreich oder die SIA-Norm 118 in der Schweiz. Rechtliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung. Dieser Beitrag ersetzt sie nicht.

Offene Posten wöchentlich prüfen

Prüfen Sie einmal pro Woche, welche Rechnungen fällig oder überfällig sind. Eine einfache Ampel hilft: Grün für nicht fällig, Gelb für fällig in den nächsten Tagen, Rot für überfällig. Halten Sie fest, welche Kunden regelmäßig spät zahlen. Das gehört in die Planung der erwarteten Eingänge.

Zahlungseingänge vorausschauen

erwarteter Eingang = Rechnungsdatum + Zahlungsziel + typische Verzögerung des Kunden

Summieren Sie die erwarteten Eingänge je Kalenderwoche und stellen Sie ihnen die anstehenden Ausgaben gegenüber, etwa Löhne, Material und Fremdleistungen. So sehen Sie, in welchen Wochen es eng wird, und können früh reagieren: Abschläge vorziehen, Zahlungsziele von Lieferanten nutzen oder Rücksprache mit der Bank halten.

Reklamationen nicht vergessen

Reklamationen und Mängelbeseitigung halten oft Zahlungen zurück. Führen Sie sie je Auftrag mit Datum und Status. So erkennen Sie, welche offene Rechnung wegen einer Reklamation nicht gezahlt wird und welche einfach vergessen wurde.

Alles je Auftrag in einer Ansicht

Das Auftragscockpit zeigt je Auftrag Rechnungen, Nachträge und Reklamationen in einer Detailansicht und zeigt die Zahlungsein- und -ausgänge der nächsten Monate, aus Ihren Excel-Daten. Eingangsrechnungen erfassen Sie dafür im Excel-Blatt „Ausgaben“. Beispiele mit einem fiktiven Betrieb finden Sie auf den Seiten für Metallbau, Schreinerei, Sondermaschinenbau und Holzbau.

Häufige Fragen