Auftragsverwaltung: Excel oder ERP? Eine nüchterne Entscheidungshilfe.

Was Excel gut kann

• Es ist schnell eingerichtet, ein Einführungsprojekt ist nicht nötig.
• Fast jeder im Betrieb kennt es. Schulungsaufwand entfällt weitgehend.
• Es ist frei anpassbar: Spalten und Auswertungen bauen Sie selbst.
• Es ist meist bereits vorhanden, zusätzliche Software ist nicht nötig.
• Ihre Daten liegen in Ihrem Betrieb und bei Ihnen.

Wo Excel an Grenzen stößt

• Mehrere Personen pflegen gleichzeitig. Es entstehen Kopien und Versionskonflikte.
• Es gibt kaum eine Änderungshistorie. Wer hat wann was geändert, bleibt oft offen.
• Formeln werden versehentlich überschrieben. Fehler fallen spät auf.
• Die Übersicht entsteht nicht von selbst. Jede Auswertung ist eigene Arbeit.
• Einkauf, Lager und Buchhaltung sind nicht verknüpft. Daten werden mehrfach erfasst.

Was ein ERP-System leistet

Ein ERP-System verbindet Angebot, Auftrag, Einkauf, Lager, Fertigung und Buchhaltung in einer Datenbank. Wer einmal erfasst, nutzt die Daten überall: Aus dem Auftrag entsteht der Materialbedarf, aus der Lieferung die Eingangsrechnung. Dafür müssen Stammdaten gepflegt, Prozesse angepasst und Mitarbeitende geschult werden. Die Einführung dauert und bindet Personal, besonders in kleineren Betrieben.

Ein ERP-System lohnt sich vor allem, wenn die durchgängige Verknüpfung der Bereiche der Engpass ist, nicht die Übersicht über die Aufträge.

Die drei Wege im Vergleich

Fünf Fragen zur Entscheidung

1. Welche Entscheidungen kosten Sie heute Zeit: die Frage nach kritischen Aufträgen, die Planung der Auslastung oder das Zusammensuchen von Rechnungen?
2. Wie viele Personen pflegen dieselben Daten, und wie oft kommen sie sich in die Quere?
3. Müssen Material, Lager und Buchhaltung automatisch mit dem Auftrag verknüpft sein, oder genügt eine Übersicht?
4. Wie viele Aufträge laufen parallel, und wie lange dauert ein Auftrag?
5. Wer betreut das System, wenn die zuständige Person im Urlaub ist?

Lautet die Antwort auf die dritte Frage „Verknüpfung nötig“, ist ein ERP-System oder eine Branchensoftware der richtige Weg. Lautet sie „Übersicht genügt“, lohnt sich der Aufwand eines ERP-Projekts meist nicht.

Der Weg dazwischen

Das Auftragscockpit ist kein ERP. Es hat keine Stücklisten, kein Lager und keine Buchhaltung. Es liest die Excel-Liste, die Sie ohnehin pflegen, und macht daraus Ampel, Terminplan, Auslastung sowie Zahlungsein- und -ausgänge. Es läuft lokal als HTML-Datei im Browser, ohne Cloud und ohne Installation. Weil Ihre Daten Ihren Rechner nicht verlassen, entfallen viele Fragen, die bei Cloud-Diensten entstehen. Eine eigene Prüfung nach DSGVO beziehungsweise dem Schweizer Datenschutzgesetz ersetzt das nicht.

Der Weg zu einem ERP bleibt offen. Saubere Spalten und eindeutige Auftragsnummern in Ihrer Excel-Liste erleichtern später die Datenübernahme. Wie Sie die Liste aufbauen, steht im Beitrag Auftragsübersicht in Excel aufbauen.

Häufige Fragen