Kapazitätsplanung in Excel: So sehen Sie die Auslastung der nächsten Wochen.

Schritt 1: Kapazität bestimmen

Die Kapazität eines Bereichs ist die Zeit, die tatsächlich für Aufträge zur Verfügung steht. Rechnen Sie nicht mit der vollen Wochenarbeitszeit, denn Urlaub, Krankheit, Schulungen, Rüstzeiten und Reisezeiten der Montage fallen ab.

Kapazität je Woche = Mitarbeitende × Wochenstunden × Verfügbarkeitsfaktor

Beispiel (fiktiv): Vier Mitarbeitende in der Werkstatt mit je 40 Stunden und einem Verfügbarkeitsfaktor von 0,85 ergeben 136 Stunden je Woche. Den Faktor legen Sie aus Ihrer Erfahrung fest und prüfen ihn regelmäßig an der Realität.

Führen Sie Werkstatt und Montage getrennt. Sie sind oft verschiedene Engpässe: Die Werkstatt kann ausgelastet sein, während das Montageteam wartet, oder umgekehrt. Im Sondermaschinenbau kommt die Konstruktion als eigener Bereich hinzu.

Schritt 2: Bedarf aus den Aufträgen ableiten

Schätzen Sie für jeden Auftrag die Stunden je Bereich und verteilen Sie sie auf die Wochen zwischen Start und Ende. Eine Zeile je Auftrag und Bereich, eine Spalte je Kalenderwoche. Die Summe jeder Spalte ist der Bedarf der Woche.

Die Schätzungen müssen nicht von Anfang an genau sein. Für den Überblick genügen Grobschätzungen. Sie werden besser, wenn Sie nach Abschluss eines Auftrags die tatsächlichen Stunden danebenlegen.

Schritt 3: Auslastung berechnen

Auslastung = Bedarf der Woche ÷ Kapazität der Woche

Als Beispielschwellen: Bis 85 Prozent Grün, bis 100 Prozent Gelb, darüber Rot. Auch hier gilt: Legen Sie die Werte passend zu Ihrem Betrieb fest. Die Ampel richten Sie wie bei der Auftragsübersicht über die bedingte Formatierung ein, wie im Beitrag Auftragsübersicht in Excel aufbauen beschrieben.

Was tun bei Überlast?

Der Wert der Planung liegt darin, dass Sie Engpässe Wochen vorher sehen und noch reagieren können:

• Aufträge im Rahmen der Vereinbarung zeitlich verschieben und den Kunden früh informieren.
• Einzelne Arbeiten extern vergeben oder Leiharbeit einsetzen.
• Überstunden gezielt für Spitzenwochen planen, nicht als Dauerzustand.
• Montageteams umplanen, wenn eine Baustelle nicht bereit ist.
• Bei neuen Anfragen den realistischen Starttermin nennen, statt eine Überlast zu verschärfen.

Typische Fehler

• Nur auf Auftragsebene planen und die Bereiche nicht trennen.
• Keine Puffer für Reklamationen, Nacharbeit und Eilaufträge einplanen.
• Den Plan nicht aktualisieren. Eine Planung, die nach zwei Wochen nicht mehr stimmt, wird nicht mehr genutzt.
• Reisezeiten, Aufbauzeiten und Wartezeiten auf der Baustelle vergessen.
• Im Holzbau Kran und Witterung nicht berücksichtigen. Ein verschobener Krantermin trifft mehrere Aufträge.

Von der Rechnung zur Ansicht

Die Rechnung selbst ist einfach, die Pflege kostet Zeit. Das Auftragscockpit zeigt die Auslastung von Werkstatt und Montage für die nächsten 12 Wochen als Ansicht, zusammen mit den Zahlungsein- und -ausgängen der nächsten Monate. Sie sehen sie beispielhaft auf den Seiten für Metallbau, Schreinerei, Sondermaschinenbau und Holzbau, jeweils mit einem fiktiven Beispielbetrieb.

Häufige Fragen